SWEDD +
I. Contexte et Justification
L’ambition du Gouvernement du Sénégal, à travers le SWEDD 3 est de renforcer le capital humain et d’accélérer la transition démographique en s’appuyant sur le développement de la jeunesse, y compris parmi les segments les plus vulnérables de la population. Par conséquent, les premières bénéficiaires du SWEDD 3 sont les adolescentes âgées de 10 à 19 ans vivant en milieu rural, où les mariages précoces, les grossesses adolescentes, les violences sexistes et le décrochage scolaire sont très fréquents. Les bénéficiaires secondaires sont leurs communautés (parents, garçons, hommes, chefs religieux et traditionnels).
Afin d’opérationnaliser les orientations de l’initiative présidentielle pour ce qui consiste à améliorer les apprentissages et la productivité des jeunes et des femmes au Sénégal, le gouvernement Sénégalais a sollicité auprès de la Banque Mondiale (BM) un appui pour le financement du projet « Autonomisation des Femmes Subsahariennes et Dividende Démographique » (SWEDD3). Ce projet contribue à renforcer les compétences pour la vie courante des adolescentes et des jeunes femmes et leurs connaissances en matière de santé sexuelle et reproductive, favoriser le maintien des filles à l’école, développer les débouchés économiques pour les adolescents et les jeunes femmes et prévenir les violences sexistes en s’attaquant à leurs racines profondes.
L’objectif de développement du projet SWEDD est d’accélérer la transition démographique (réduction du taux de fécondité et de la mortalité infantile) et déclencher le dividende démographique (croissance économique) et la réduction des inégalités entre les sexes dans la région du Sahel.
La zone d’intervention du Projet couvre 11 régions administratives du Sénégal que sont Sédhiou, Kolda, Matam, Kédougou, Kaolack, Tambacounda, Kaffrine, Diourbel, Thiès, Saint-Louis et Dakar.
C’est dans ce contexte que le ministère de la Famille et des solidarités recrute un responsable Administratif et Financier pour veiller à la bonne gestion administrative et financière du projet.
Sous la supervision du Coordonnateur National et en étroite collaboration avec l’Equipe du Projet SWEDD3-Sénégal, le Responsable Administratif, Financier et Comptable a pour attributions :
II. Responsabilités
a) En matière de gestion financière
- participer à la programmation financière des activités du Projet SWEDD3-Senegal;
- participer à la préparation à temps le budgets pour approbation par le Comité de Pilotage et à la consolidation les budgets annuels du Projet SWEDD3-Senegal;
- assurer le suivi de l’exécution des budgets des structures du projet et assurer un suivi trimestriel du budget afin de prévenir tout dépassement de lignes budgétaires ; formuler des recommandations au coordonnateur pour l’amélioration de l’exécution du budget ;
- s’assurer que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des documents de base des accords de dons et/ou crédit (Accord de financement, Manuel des procédures et Manuel d’exécution) ;
- s’assurer de la bonne gestion des fonds du (des) Compte(s) Désigné(s) et
- veiller à ce que les demandes de retrait de fonds et les demandes de paiement direct soient régulièrement établies ;
- Veiller à ce que les comptes du Projet soient suffisamment approvisionnés en vue du règlement rapide des dépenses effectuées dans le cadre du projet.
- Assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable du projet, y compris la production des informations nécessaires ;
- Assister le Chef de projet dans le suivi financier, administratif et comptable des activités du projet ;
- Préparer, approuver et traiter les ordres de paiement (transferts, virements bancaires ou chèques) pour les dépenses réglées à partir du compte spécial ;
- Suivre les paiements directs effectués par l’IDA au profit des tiers (consultants ou autres fournisseurs) et qui sont relatifs à l’exécution du projet ;
- Vérifier les déclarations fiscales liées à la paie ;
- S’assurer du bon fonctionnement des logiciels comptables et financiers
- cosigner les outils de paiements tirés sur le(s) Compte(s) Désigné(s) avec le Coordonnateur du Projet SWEDD3-Senegal;
- assurer les relations financières du Projet SWEDD3-Senegal avec l’Etat et les Bailleurs de fonds;
- veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent d’un niveau de liquidité satisfaisant ;
- suivre les opérations financières des Comptes Désignés (engagement, retrait, règlement, état de rapprochement bancaire) du Projet SWEDD3-Senegal ;
- assister les responsables des composantes dans le suivi financier et dans la mise en œuvre effective des activités et la réalisation des objectifs du Projet SWEDD3-Senegal ;
- veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans toutes les composantes du Projet SWEDD3-Senegal ;
- veiller à la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur du Projet SWEDD3-Senegal;
- préparer et/ou vérifier les contrats passés entre le Projet et les fournisseurs et prestataires ;
- veiller au respect des clauses des Accords de Financement par les différents acteurs du Projet SWEDD3-Senegal.
b) En matière de gestion comptable
- Superviser la tenue de la comptabilité générale et budgétaire ;
- établir les états financiers consolidés du Projet SWEDD3-Senegal et élaborer les rapports de gestion financière ;
- Elaborer les rapports de suivi financiers dans les délais requis
- Elaborer les Etats financiers du projet dans les délais requis
- Superviser, contrôler et approuver les écritures et imputations comptables
- veiller à la mise à jour des livres et registres comptables ;
- contrôler les états de rapprochement de banque et de caisse ;
- établir la situation des contrats en cours et des factures à payer ;
- préparer et assister les missions d’audits financiers et mettre en œuvre les recommandations pour améliorer la gestion du Projet SWEDD3-Senegal ;
- contrôler les pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation ;
- veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations du Projet SWEDD3 Sénégal et tout document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis.
c) En matière de gestion administrative
- veiller au bon fonctionnement de la structure administrative du Projet SWEDD3-Senegal
- assurer la gestion administrative des ressources humaines en relation avec le Coordonnateur du Projet SWEDD3-Senegal;
- participer au recrutement du personnel d’appui du Projet SWEDD3-Senegal, gérer sa promotion et sa formation ;
- veiller à l’application de la législation et de la réglementation du travail et au respect des accords de financement.
- Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux abritant le projet, à travers une gestion administrative efficace et professionnelle et contribuer à la création et à la préservation de bonnes conditions et de l’ambiance de travail
d) En matière de gestion des approvisionnements
- assurer la protection des stocks et des équipements acquis contre les risques de tout genre (vols, destructions, etc.) et veiller à leur utilisation rationnelle ;
- s’assurer que la gestion des stocks de fournitures de bureau, de carburant, etc soit réalisée au moyen d’outils adéquats et conformément au manuel de procédures ;
- Assurer la gestion de la logistique (véhicules, motos) ;
- Assurer la bonne conservation du patrimoine (immobilier et mobilier, les stocks, archives, etc.) des projets, conformément aux manuels des procédures ;
- Tenir à jour le fichier des biens mobiliers et immobiliers ;Organiser l´inventaire physique des immobilisations du Projet
- prendre toutes les mesures permettant de localiser et d’identifier les équipements ;
- procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de biens et services avant tout décaissement de fonds ;
- contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du Projet SWEDD3-Senegal
- contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des Tdrs et de contrats de marchés.
e) En matière de Production des rapports
- S’assurer de la production et de la diffusion dans les délais requis, des rapports périodiques prévus dans les manuels et autres documents du Projet SWEDD3-Senegal.
III. Critères de performance
Le Responsable Administratif et Financier sera évalué sur sa capacité à :
- Assurer la clôture des comptes annuels du Projet au 15 mars au plus tard ;
- Organiser l’audit des comptes du Projet et transmettre les rapports d’audit (opinion et lettre de contrôle interne) à la Banque mondiale avant le 30 juin de chaque année ;
- Préparer et transmettre des rapports intérimaires non audités (RFINA) à la Banque mondiale dans les délais conventionnels ;
- Organiser l’acquisition des biens et services avec célérité ;
- Mobiliser dans les délais requis, les ressources auprès des partenaires techniques et financiers ;
- Gérer la trésorerie du Projet de manière efficiente ;
- Assurer un suivi permanent des dépenses non encore payées, mais engagées sous forme de biens et services déjà commandés ;
- Assurer une bonne gestion des ressources humaines et matérielles du Projet, avec notamment une politique de protection adéquate ;
- Assurer une bonne appréciation et une bonne confection des prévisions budgétaires ;
- Instaurer et gérer un système de comptabilité analytique permettant d’analyser les écarts et de proposer des mesures correctives ;
- Consacrer du temps (à définir en début d’année avec la Coordination du Projet) pour des missions de terrain.
IV. Qualifications requises
Pour mener à bien cette mission, le Responsable Administratif et Financier devra avoir les qualifications minimales suivantes :
- avoir un diplôme de l’enseignement supérieur (BAC+5) en sciences administratives, économiques, de gestion ou en finances et comptabilité avec l’un des diplômes suivants , Master 2, DESS, DEF, DESCF, D.C.G., D.S.C.G, DESCOGEF) ou tout autre diplôme équivalent ;
- justifier d’une expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans en audit, finances, comptabilité contrôle de gestion, dans une entreprise, un projet de développement, en cabinet d’audit, ou dans une ONG, dont au moins cinq (05) ans à un poste de Directeur Administratif et Financier (DAF) ; Responsable Administratif et Financier (RAF) ou de Directeur Financier et Comptable (DFC)
- Avoir une bonne maitrise du système comptable ouest Africain (SYSCOA) et de son application aussi bien en comptabilité publique qu’en comptabilité privée incluant la comptabilité de projet / programme de développement ;
- avoir une expérience avérée dans les procédures de financement de projets suivies par les Institutions financières internationales et/ou de l’IDA;
- l’expérience des procédures de la banque mondiale en particulier serait un atout
- l’expérience en gestion de ressources humaines serait un atout ;
- Justifier d’une bonne connaissance des procédures de gestion des finances publiques et des ressources humaines, de la comptabilité des projets des institutions publiques ou des projets de développement financés sur ressources extérieures serait également un atout ;
- Avoir une bonne connaissance des procédures de contrôle de gestion, de contrôle interne, d’audit et de suivi évaluation des projets ;
- Justifier d’une expérience en rédaction de rapports administratifs, financiers et comptables ;
- avoir une rigueur dans le traitement des dossiers. Être apte à renforcer les capacités de ses collaborateurs ;
- avoir des qualités axées sur la résolution des problèmes et être capable d’identifier les réponses à apporter aux problèmes révélés ;
- avoir les qualités nécessaires pour motiver une équipe, des qualités de leadership, une vision stratégique, de la patience et de la diplomatie dans les relations interpersonnelles et l’esprit d’entreprise
- Avoir une bonne connaissance de l’anglais et la maîtrise des outils de gestion de projet seraient des atouts
- jouir d’une très bonne moralité ;
- avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement et classement des dossiers ;
- posséder une expérience en supervision et en renforcement de capacité ;
- justifier d’excellentes qualités de communications interpersonnelles et humaines ;
- disposer de capacités à travailler sous pression et dans une équipe pluridisciplinaire ;
- justifier d’une excellente capacité à établir des rapports financiers ;
- disposer des connaissances solides des logiciels courants suivants : Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication ;
- disposer des connaissances d’un logiciel de gestion comptable ;
- disposer de connaissance du logiciel TOMPRO ou tout autre logiciel de gestion comptable des projets de développement sera un atout ;
- disposer des connaissances en matière de procédures de la Banque mondiale serait un atout.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 13 août 2024.
Dossier de candidature :
- Un Curriculum Vitae détaillé et actualisé (en français); le CV devra comporter, pour chaque expérience, les références permettant de vérifier l’exactitude des informations ;
- Une lettre de motivation (en français) adressée à Madame la Ministre de la famille et des solidarités ;
- Les copies certifiées conformes des diplômes, attestations et certificats de formation supérieure ;
- Les copies certifiées conformes des certificats et attestations de travail.
NB :
Les postes sont basés à Dakar ;
Les contrats sont à durée d’un an renouvelable après évaluation des performances individuelles ;
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Pour des informations complémentaires, les candidats pourront contacter le cabinet ADIRA Etudes & Conseils par téléphone au +221 33 867 68 00.
Attention : Les dossiers du premier appel à candidatures du Soleil du 14 novembre 2023 seront pris en compte dans ce présent processus de recrutement. Par conséquent, les candidats ayant fait un dépôt pour cet appel à candidatures cité peuvent ne pas faire une nouvelle soumission.
