ONG Village Pilote
Assistant.e des ressources humaines.
Missions du poste
Objectif principal : l’assistant ressources humaines a pour mission d’assister le chargé des ressources humaines dans ses fonctions.
Mission 1 : Recrutement de stagiaires et bénévoles
- Identifier avec les Chargés de Programme et la Direction les besoins en compétences de bénévoles et stagiaires
- Publier sur les supports ad hoc les fiches de missions à pourvoir
- Trier les candidatures et Suivre leur avancée
- Assurer la réalisation d’un dossier complet (assurances, vaccinations, conventions…) en vue d’un recrutement
- Faire signer et envoyer les conventions
- Planifier l’arrivée des bénévoles et stagiaires
Mission 2 : Intégration et suivi des stagiaires et bénévoles
- Assurer la bonne intégration du nouvel arrivant
- Gérer les absences
- Transmettre à la comptabilité le dossier relatif à la renonciation du remboursement des frais de bénévolat
- Coordonner l’évaluation des stages avec l’équipe
- Délivrer les attestations de fin de stage ou de bénévolat
- Envoi hebdomadaire de l’état des candidatures aux personnes concernées
Mission 3 : Participer à la mise en œuvre de la procédure de suivi et accompagnement du personnel et des stagiaires (évaluation)
- Tenue et mise à jour du planning des évaluations du personnel ou des stagiaires
- Coordonner la mise en œuvre des évaluations des stagiaires
- Saisie du tableau de bord rétro planning des évaluations à faire
- Envoyer aux évaluateurs et aux salariés les documents à utiliser dans le cadre de l’évaluation
Mission 4 : Participer à la préparation et à la rédaction des rapports des différents bailleurs pour la partie concernant les Ressources Humaines salariés ou valorisation bénévolat
- Collecte des justificatifs nécessaires à la rédaction des rapports
- Copie ou scan des justificatifs à envoyer au bailleur
- Archivage physique ou électronique des justificatifs des différents bailleurs
Mission 5 : Traitement des courriers
- Rédaction de divers courriers (lettre d’embauche, mutation, augmentation de salaire, ordre de mission)
- Tri et enregistrement des courriers départs et arrivés dans le registre des courriers
- Remplir les formulaires de demandes de prestation familiales et les bulletins de présence
Mission 6 : Création de supports
- Création des Vcards et actualisation en cas de mouvements du personnel (départs, mutation, etc,)
- Création de carte de visite
- Actualiser le protocole d’accueil des stages
- Participer à la mise à jour de l’organigramme des activités RH
Mission 7 : Gestion des relations écoles et partenariat
Rechercher des écoles en vue d’un partenariat
Créer et maintenir à jour une base de données des écoles partenaires
Développer plusieurs types de volontariat : Service Civique, Mécénat de compétences, …
Mission 8 : Administratif et communication
- Archivage des dossiers (papiers et électroniques)
- Faire la valorisation comptable des missions à la fin de l’année
- Réaliser le rapport d’activités annuel
- Favoriser l’intégration des anciens stagiaires dans les antennes
Mission 9 : Assister le Chargé RH ou DAF dans la gestion administrative du personnel salarié, stagiaire et bénévoles
- Organisation et mise à jour des dossiers du personnel ;
- Préparation de la paie
- Gérer les relations avec les institutions sociale (Inspection du travail, CSS, IPRES)
- Saisie des conventions, contrats de travail et envoie à la RH pour validation
- Remplir les déclarations du mouvement du travailleur (DMT) et les déposer au service de la main d’œuvre
- Suivi et Envoi des demandes d’absences et congés et relance au Responsable avant l’édition de la paie
- Tenue et mise à jour de l’archivage électronique des dossiers individuels du personnel
- Mettre à jour la liste du personnel et la base de données des stages et bénévolats
Mission 10 : Divers
- Faire le point rh lors des réunions mensuelles
- Planifier de manière hebdomadaire les déplacements des véhicules
Conditions
- Village Pilote Yoff avec des déplacements au Village Pilote du Lac Rose
- Horaires : 8h30 – 17h30
- Type de contrat : CDD 1 an
- Salaire : 450.000F net/mois
NB : La fiche de mission peut être mise à jour en fonction des besoins.
Les candidats seront soumis à un test écrit.
Si vous correspondez au profil recherché faites parvenir votre CV à jour et Lettre de motivation avec pour objet : Assistant.e RH à recrutement.assistantrh2022@gmail.com au plus tard le 15 septembre 2024 et mentionner au moins 4 références professionnelles.
Les candidats retenus seront soumis à un test de recrutement. Seuls les candidats répondant au profil seront contactés.
Qualifications et compétences requises
- Licence en gestion des ressources humaines ou diplôme équivalent dans les domaines suivant : Droit, Sociologie, Comptabilité
- 3 à 4 ans d’expérience dans l’humanitaire idéalement
- Informatique: MS Office – Outlook – Suite Google – Odoo – Sage Paie
- Permis de conduire B souhaité
Compétences humaines
- Bonne capacité d’écoute
- Empathie
- Bonne capacité d’adaptation
- Sens de discrétion et de confidentialité
- Capacité travailler en équipe
- Force de proposition
- Rigueur, organisation et polyvalence
Compétences professionnelles
- Bonne connaissance de la fonction RH
- Bonne connaissance du droit de travail
- Bonne connaissance de la paie
Langues
- Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
- La maîtrise de l’anglais et/ou d’une langue locale est un atout
