Org. Paramétrage et rapports
Ce poste d’assistant administratif (FS-4) est situé au Bureau des Nations Unies pour le Sahel et l’Afrique de l’Ouest, à Dakar, au Sénégal. Il/elle relève du Chef de la Section des affaires politiques (Chef de POLAS).
Responsabilités
Français Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint administratif FS-4 s’acquittera des fonctions suivantes : Description et actions connexes : • Aider aux tâches administratives, y compris la rédaction et la transmission de la correspondance courante, répondre aux questions administratives et de personnel pertinentes ; planifier les réunions et les rendez-vous ; tenir les dossiers des instructions administratives et autres règles et règlements ; fournir des conseils et une formation aux autres adjoints administratifs ; • Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison sur les questions administratives avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain ; • Accomplir d’autres tâches administratives connexes, au besoin, par exemple, plan de déplacement opérationnel pour l’unité/section ; enregistrement des présences et des congés ; plans d’affectation de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, assistance à l’organisation et à la coordination de séminaires, de conférences et de traductions ; • Guider, former et superviser le personnel de niveau subalterne (commis administratifs affectés au POLAS) ; et • Lancer, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de la Section, entre autres, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, la révision de la classification des postes, la cessation de service des membres du personnel et la formation, en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU ; • Participer à la sélection des candidats pour la Section ; évaluer et présélectionner les candidatures de ces candidats, établir les profils des candidats, mener des entretiens préliminaires et établir des listes restreintes de candidats ; • Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratives, les conditions de service, les fonctions et responsabilités ; et • Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste de la Section et suivre l’état des avis de vacance de poste en cours ; s’assurer que les recommandations concernant les changements de statut contractuel du personnel sont conformes aux procédures et politiques établies ; préparer les documents pour la promotion, l’indemnité de poste spéciale, l’examen des jurys d’attribution des indemnités de début et de fin de poste. • Aider à la préparation et à l’examen des propositions financières et de ressources humaines et consolider le budget et le programme de travail en ce qui concerne le budget, les fonds d’affectation spéciale, les subventions et les achats de la Section ; • Consolider les données reçues des autres unités concernant les soumissions budgétaires ; aider à la préparation des exposés et des tableaux justificatifs concernant les estimations des coûts budgétaires, coordonner avec les autres sections concernant toute clarification ou contribution supplémentaire requise pour la formulation du budget annuel de la section ; • Examiner les dépenses et les comparer avec le budget approuvé par la mission sur le terrain ; préparer les ajustements si nécessaire.Assister le gestionnaire dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; coordonner avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation du rapport budgétaire ; • Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget ; et • Surveiller l’intégrité des diverses bases de données financières et vérifier l’exactitude des données d’entrée, en garantissant la cohérence des données enregistrées ; Examiner les demandes de biens et de services pour garantir que les objets de dépense corrects ont été facturés et que les fonds sont disponibles. • Aider aux tâches administratives, y compris rédiger et transmettre la correspondance de routine, répondre aux questions administratives et de personnel pertinentes ; planifier des réunions et des rendez-vous ; tenir des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements ; fournir des conseils et une formation à d’autres adjoints administratifs ; • Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Compétences
• Professionnalisme : Capacité à fournir des conseils spécialisés efficaces et avisés dans un large éventail de domaines des ressources humaines, des finances, de la logistique et de l’administration au chef du bureau/de la mission, au siège et au personnel supérieur de la mission ; capacité à assurer la préparation adéquate des rapports ou des justifications concernant les décisions logistiques et administratives clés ; solides compétences en négociation et en résolution de conflits. Fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. • Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste son intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés. • Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
L’expérience professionnelle
Au moins 6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies et/ou du secteur privé ou du secteur à but non lucratif dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises. . Au moins deux années de travail en soutien à des hauts fonctionnaires ou des gestionnaires sont requises. La maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word) et d’autres applications informatiques est requise. Une expérience professionnelle dans un centre de services régional est souhaitable. Au moins un an d’expérience de travail dans une mission sur le terrain des Nations Unies ou dans une organisation internationale similaire est requis. Une expérience de l’utilisation des outils de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est requise (par exemple, Umoja).
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise.
Avis spécial
À l’ONU, la considération primordiale lors du recrutement et de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Pour ce poste, les candidats des États membres suivants, qui ne sont pas représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 novembre 2023, sont fortement encouragés à postuler : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Bahreïn, Belize, Brunei Darussalam, Cabo. Verde, République centrafricaine, Tchad, Chine, Cuba, République populaire démocratique de Corée, Djibouti, Dominique, Guinée équatoriale, Gabon, Grenade, Guinée-Bissau, Hongrie, Israël, Japon, Kiribati, Koweït, République démocratique populaire lao, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Madagascar, Malte, Îles Marshall, Micronésie (États fédérés de), Monaco, Mozambique, Myanmar, Namibie, Nauru, Oman, Palau, Panama, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Paraguay, Qatar, Sainte-Lucie, Saint-Vincent et Grenadines, Samoa, Saint-Marin, Sao Tomé-et-Principe, Arabie saoudite, Slovénie, Îles Salomon, Somalie, Soudan du Sud, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, Émirats arabes unis, États-Unis d’Amérique, Vanuatu.
Considérations sur les Nations Unies
Selon l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale lors de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas pris en considération pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, une exploitation sexuelle, des abus sexuels ou un harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tentative d’abus d’une position de vulnérabilité, d’un pouvoir différentiel ou d’une confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer un profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne toute conduite importune de nature sexuelle qui pourrait raisonnablement être attendue ou être perçue comme provoquant une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, constitue une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement et lorsque la gravité du comportement justifie la cessation de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être pris en considération pour un emploi. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’ONU n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une des activités ou bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu’à la classe D-2 incluse et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer leurs fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la norme ST/AI/2023/3 sur la mobilité. , tel qu’il peut être modifié ou révisé. Cette condition de service s’applique à toutes les offres d’emploi spécifiques à un poste et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la vignette « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L’évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l’avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d’emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
LES NATIONS UNIES NE FACTURENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, RÉUNION D’ENTREVUE, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT PAS AUX INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
