Assistant Administratif de Direction H/F
CDI
GPF recrute un Assistant Administratif H/F avec un très bon niveau d’anglais pour un de ses clients basé à Dakar, secteur audiovisuel.
MISSIONS
En appui au Directeur de la rédaction, une mission administrative
- Gérer les appels téléphoniques du coordinateur ainsi que son agenda ;
- Saisir les correspondances/documents/ demandes d’accréditation, traiter les mails et le courrier ;
- Être responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs, gérer les commandes de fournitures ;
- Être responsable de la caisse et des relations avec le cabinet comptable, contribuer au suivi des aspects administratifs et financiers de la rédaction
- Être responsable de l’activité administrative de la rédaction, gérer les dossiers des personnels ;
- Classer et archiver électroniquement les documents liés à la gestion administrative et financière de la rédaction (devis, factures, contrats, tableaux de service, …)
Appuyer le Directeur dans le suivi des circuits de communication et de validation entre les services ;
- Participer à l’organisation des évènements internes (repas, cocktails etc…) ;
- Dans le cadre du projet rédactionnel et avec l’appui de l’équipe projet, s’assurer du respect des procédures ;
- Appuyer le coordinateur et l’équipe projet dans l’organisation et la logistique des activités de formation.
En appui des responsables rédactionnels et technique, une mission de secrétariat général de la rédaction
- Assurer la gestion prévisionnelle et opérationnelle des besoins de personnel, des congés, des présences et absences de tous types au regard du plan de charge ;
- Elaborer les tableaux de service des personnels (plannings antenne) ;
- Être responsable de la gestion des remplacements, des relevés de piges de ces remplacements et de leur rémunération ;
- Être responsable des relevés de piges correspondances et de leur rémunération ;
- Gérer les missions pour la rédaction : ordres de missions, accréditations, réservations hôtel, train, avion…et les notes de frais ;
- Gérer les stages à la rédaction ;
- Gérer les voyages annuels des personnels expatriés.
PROFIL
- Rigueur, réactivité, autonomie, organisation, sens du travail en équipe et des priorités ;
- Ponctualité et sens de l’initiative sont des qualités souhaitées ;
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;
- Très bonne communication écrite en français ;
- Formation bac +3/4 dans tout domaine en lien avec la mission ;
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience professionnelle ;
- De solides notions de comptabilité sont indispensables ;
- Maitrise du pack Office et d’Office 365 ;
- Une expérience dans les médias et un intérêt pour l’actualité serait un plus ;
- La connaissance des projets d’aide au développement serait un plus ;
- La maitrise du wolof est indispensable ;
- La connaissance de l’anglais souhaitée.
